Zgodnie z przepisami podmioty udzielające świadczeń zdrowotnych są obowiązane do prowadzenia, przechowywania i udostępniania dokumentacji medycznej, a także do zapewnienia ochrony zawartych w niej danych.
Zniszczenie po upływie terminu przechowywania
Powyższy obowiązek ma charakter czasowy, co oznacza, że podmioty mogą przechowywać dokumentację wyłącznie w określonym ustawowo terminie. Po tym czasie placówka traci prawo do dalszego posiadania dokumentacji, a co za tym idzie, traci umocowanie do przetwarzania danych wrażliwych tam zawartych.
Przypomnijmy, że zgodnie z przepisami podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych przechowuje dokumentację medyczną przez okres 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, z wyjątkiem:
1) dokumentacji medycznej w przypadku zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia, która jest przechowywana przez okres 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpił zgon;
2) dokumentacji medycznej zawierającej dane niezbędne do monitorowania losów krwi i jej składników, która jest przechowywana przez okres 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu;
3) zdjęć rentgenowskich przechowywanych poza dokumentacją medyczną pacjenta, które są przechowywane przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wykonano zdjęcie;
4) skierowań na badania lub zleceń lekarza, które są przechowywane przez okres:
a) 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym udzielono świadczenia zdrowotnego będącego przedmiotem skierowania lub zlecenia lekarza,
b) 2 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono skierowanie w przypadku gdy świadczenie zdrowotne nie zostało udzielone z powodu niezgłoszenia się pacjenta w ustalonym terminie, chyba że pacjent odebrał skierowanie;
5) dokumentacji medycznej dotyczącej dzieci do ukończenia 2. roku życia, która jest przechowywana przez okres 22 lat.
Po upływie ww. okresów placówka zwraca się do pacjenta, jego przedstawiciela ustawowego lub osoby upoważnionej przez pacjenta z informacją o możliwości odbioru dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia, wyznaczając termin na ustosunkowanie się. Jeżeli dokumentacja medyczna nie zostanie odebrana przez pacjenta, placówka powinna przygotować dokumentację do zniszczenia w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta. W placówce pozostaje natomiast protokół zniszczenia jako dokument potwierdzający realizację ustawowego obowiązku.
Digitalizacja dokumentacji medycznej
Drugi przypadek, gdy podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych może dokonać zniszczenia, dotyczy sytuacji, gdy w placówce prowadzona była dokumentacja w postaci papierowej, która następne zostanie poddana procedurze „digitalizacji”. Proces polega na sporządzeniu odwzorowania cyfrowego dokumentacji papierowej i opatrzenie jej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez osobę upoważnioną do potwierdzenia zgodności odwzorowania cyfrowego z dokumentem w postaci papierowej. Dokumenty powstałe w wyniku digitalizacji dokumentacji medycznej są równoważne oryginałowi.
Jak wskazują przepisy, należy powiadomić pacjenta (jego przedstawiciela ustawowego lub osobę upoważnioną przez pacjenta) o dokonaniu digitalizacji dokumentacji medycznej i możliwości odbioru dokumentacji medycznej w postaci papierowej we wskazanym terminie, nie krótszym niż 1 rok od dnia przekazania informacji.
W przypadku nieodebrania dokumentacji medycznej w postaci papierowej placówka może ją zniszczyć w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta.
Podstawa prawna:
art. 29 ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta,
art. 13b ustawy z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia.
Czytaj także:
Czy można zniszczyć dokumentację medyczną na życzenie pacjenta
Daj znać, co sądzisz o tym artykule :)
