Dział Szkoleń: Dopinamy ostatni guzik

W naszej pracy przyzwyczajeni jesteśmy przede wszystkim do zmian, które mogą nastąpić w każdym momencie – o tym, jak działający od 2018 r. zespół dokonuje niemożliwego, pisze Patrycja Bartnicka-Kamać, kierownik Działu Szkoleń

Skalę projektu zazwyczaj możemy określić dopiero po jego zakończeniu. Naszym pierwszym była organizacja w całej Polsce szkoleń z prowadzenia dokumentacji medycznej. Pierwotnie miało w nich wziąć udział 10 tys. fizjoterapeutów, natomiast szybko okazało się, że zapotrzebowanie jest dużo większe i ostatecznie przeszkolono 17 tys. osób. Większość (ponad 60%) spotkań została zorganizowana w miejscach pracy, m.in. w podmiotach leczniczych, sanatoriach i szpitalach.

Wielki finał

Z biegiem czasu realizowaliśmy kolejne projekty edukacyjne, w tym szkolenia dotyczące prowadzenia badania i planowania terapii w pediatrii i związane z różnicami pomiędzy praktyką zawodową a podmiotem leczniczym, oraz serię warsztatów inicjowanych przez koordynatorów regionalnych i członków KRF. Organizujemy również wydarzenia na zdecydowanie mniejszą skalę, lecz bardzo istotne pod kątem rangi naszego zawodu. Przykładem jest przeszkolenie blisko 120 fizjoterapeutów do pełnienia funkcji biegłego sądowego.

Dotąd ze stacjonarnych form szkoleń i warsztatów skorzystało ponad 21 tys. uczestników, a w webinarach ponad 4 tys. W celu zapewnienia jednolitego przekazu informacji w trakcie zajęć szkolimy także instruktorów – współpracujemy z blisko 160.

Naszym zadaniem jest przede wszystkim zadbanie o to, aby uczestnicy wzięli udział w szkoleniu najwyżej jakości, zarówno pod względem merytorycznym, jak i organizacyjnym, czyli żeby niczego im nie brakowało (począwszy od skryptów przez napoje po certyfikaty) i wszystko sprawnie przebiegało (np. dobrze zaplanowany harmonogram). Na bieżąco reagujemy na decyzje uczestników o nagłych rezygnacjach czy przeciwnie – szukamy w ostatniej chwili wolnych miejsc dla chętnych. Dla uczestników to tylko kilkugodzinne szkolenie, a dla nas to finał czasami wielotygodniowej wytężonej pracy. Wszystko musi być dopięte na ostatni guzik.

Oczywiście z całą tą logistyką wiąże się napięcie, ale też zabawne sytuacje, które wspominamy później jako anegdoty, np. gdy odkryliśmy w systemie kurierskim, że nasza przesyłka zamiast dotrzeć na miejsce szkolenia w Polsce, znalazła się… po drugiej stronie globu. Na szczęście okazało się, że to tylko pomyłka, ale zdążyliśmy już opracować plan uratowania szkolenia. Przy okazji warto zaznaczyć, że dotychczas wysłaliśmy w sumie 900 przesyłek z materiałami szkoleniowymi o wadze 8 970 kg.

Dzięki współpracy z Działem Cyfryzacji od maja 2019 r. dysponujemy systemem do rejestracji uczestników. Początki nie były natomiast proste – przez pierwszych kilka miesięcy każde zgłoszenie weryfikowaliśmy ręcznie z Rejestrem Fizjoterapeutów i musieliśmy kontrolować liczbę dostępnych miejsc, a w razie ich braku szybko informować o tym na stronie internetowej oraz mailowo. Obecnie Portal Fizjoterapeuty umożliwia nam prezentowanie oferty edukacyjnej w sposób odzwierciedlający faktyczną liczbę dostępnych miejsc i to w dodatku w przejrzystej formie. Nowe rozwiązania i systemy pozwoliły na automatyzację naszej pracy. Jednak jeśli tylko fizjoterapeuci potrzebują naszego wsparcia w obsłudze systemów informatycznych – zawsze chętnie pomożemy! Jesteśmy do dyspozycji telefonicznie lub mailowo.

Sprint zmian

Dotychczasowe życie każdego z nas zmieniło się wraz z początkiem 2020 r. i pandemią COVID-19. Dotąd nasz zespół był nastawiony przede wszystkim na organizację wydarzeń stacjonarnych, kształcenie w formie online cieszyło się mniejszą popularnością. Kiedy nastał lockdown i świat wdrażał się w pracę zdalną, a fizjoterapeuci nie mogli pracować z pacjentami poza oddziałami szpitalnymi, nasz dział miał niespełna dwa tygodnie na zwrot o 180 stopni i organizację kształcenia wyłącznie online, aby zapewnić fizjoterapeutom niezbędną wiedzę. Wdrożenie w tak szybkim czasie webinarów z zakresu pracy z pacjentami z COVID-19 było dla nas dużym wyzwaniem. Już wcześniej pracowaliśmy nad tego typu projektami, ale była to praca zespołu biurko w biurko, z większym zapasem czasu. Nagle musieliśmy zorganizować mikrobiura we własnych domach i skoordynować wszystkie działania całkowicie zdalnie. Z satysfakcją teraz wspominamy czas, który większości kojarzy się z zastojem – dla nas to był sprint zmian.

Ważnym etapem był dla nas także okres, kiedy fizjoterapeuci zaczęli nabywać uprawnienia do przeprowadzania szczepień przeciw COVID-19 i kwalifikowania do nich. Szkolenia w tym zakresie realizowało Centrum Medyczne Kształcenia Podyplomowego, natomiast naszym zadaniem było zbieranie zgłoszeń oraz akcja informacyjna o możliwości zdobycia nowych kompetencji zawodowych – dziś kwalifikować do szczepień może 4977 fizjoterapeutów, a wykonywać szczepienia 6427.

Redakcja poleca

Infodemia, czyli informacyjne tsunami w świecie „prawd konkurencyjnych”

Nowa współpraca i nowe fundusze

Pierwsze trzy lata Dział Szkoleń realizował projekty opłacane ze środków KIF, natomiast obecnie skupiamy się na organizacji szkoleń finansowanych ze środków UE. Współdziałanie w tym zakresie otworzyło przed Izbą nowe perspektywy na realizację dużych projektów edukacyjnych, których celem jest podnoszenie kompetencji zawodowych członków KIF.

Odpowiadamy również za przeszkolenie fizjoterapeutów, którzy po dłuższej przerwie wracają do wykonywania zawodu. Wspieramy również członków KRF oraz prezesa i prezydium w działaniach mających wpływ na kształcenie podyplomowe, choćby w zakresie prac nad ustaleniem trybu weryfikacji merytorycznej treści szkoleń czy też specjalizacji w zakresie fizjoterapii.

Kluczowy jest zespół

Kiedy ktoś obserwuje naszą pracę, to może odnieść wrażenie, że to głównie administracja z domieszką logistyki. W praktyce sytuacja jest diametralnie inna. Wszyscy członkowie naszego zespołu posiadają kluczowe kompetencje, jakimi są umiejętność szybkiego reagowania i poszukiwania rozwiązań, umiejętność pracy pod presja czasu oraz w kontakcie z ludźmi oczekującymi szybkich i satysfakcjonujących rozwiązań. Posiadamy kwalifikacje w zakresie zarządzania projektami, a ponadto część zespołu ma wykształcenie kierunkowe w dziedzinie fizjoterapii, co jest dodatkowym atutem w pracy.

Początkowo, w listopadzie 2018 r., za organizację szkoleń w ramach pierwszego projektu odpowiadała jedna osoba – dzisiejszy kierownik Działu Szkoleń. Zespół rozrastał się wraz z kolejnymi wyzwaniami i dołączały do niego co kilka miesięcy kolejne osoby. Teraz jest nas sześcioro, ale do końca roku będziemy musieli zatrudnić dodatkowe cztery osoby, gdyż pracy wciąż przybywa. Naszym mottem jest: „Rzeczy niemożliwe realizujemy od ręki, na cuda trzeba chwilę zaczekać”. Zdarzyło się nam w cztery dni przygotować konferencję dla blisko 100 osób i to z dobrym efektem. W naszej pracy dążymy do budowania sprawnie działających procesów, ale przyzwyczajeni jesteśmy przede wszystkim do zmian, które mogą nastąpić w każdym momencie.